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Com este artigo irei demonstrar 3 maneiras diferentes de realizar o controle de recarga de cartuchos no GE-INFO 4U para as lojas de informática que prestam este serviço.

A recarga basicamente divide-se em 2 itens: a tinta que será usada e o serviço prestado. Sendo assim, você pode controlar através dos seguintes métodos:

• Cadastrando um produto “TINTA” e um serviço “RECARGA”. O produto tinta deverá ter preço de venda igual ao de custo. Neste molde você pode tanto abrir uma O.S para fazer a recarga ou simplesmente vende-la no PDV. Naturalmente, em ambos os casos você precisaria adicionar o serviço “RECARGA” e o produto “TINTA” na lista de produtos, e a tinta provavelmente seria apenas uma fração, já que você com certeza compra um frasco com 1 litro ou mais. Se usar 25 ml para recarregar o cartucho, então a quantidade usada seria 25 ml / 1000 ml = 0,025;
• Uma segunda forma seria muito parecida com a acima. No entanto, você poderia criar um KIT de produto para a recarga (consulte o manual do sistema s/ como criar um kit). Neste KIT você já adicionaria a quantidade correta de tinta e o serviço de recarga. Desta forma você não poderia usar a Ordem de Serviço, mas poderia adicionar o KIT diretamente no PDV, agilizando o processo;
• Este terceiro método provavelmente é o mais eficiente a nível de controle. Usando-se dele você cadastraria apenas um produto no seu cadastro de produtos. Este produto seria a tinta mas você o nomearia como RECARGA. O custo deste produto seria equivalente a fração de tinta que usa na recarga (0,025) e o preço de venda seria o valor normal da recarga. No campo QTDE. LOTE você deve indicar quantas recargas um frasco de tinta permite (a margem de 0,025 para 1 litro seriam 40 recargas). Quando fizer a compra você indicaria a quantidade no campo do lote e teria a multiplicação desta quantidade pelo volume de recargas (QTDE LOTE), sendo que o estoque real do produto seria a quantidade de recargas que ainda podem ser realizadas. Citei este método como sendo o ideal porque ele mantém oculto na venda o produto tinta, o que não ocorre nos outros 2 métodos. No entanto ele também tem um ponto fraco: se você recarrega vários tipos de cartuchos com quantidades diferentes usando a mesma tinta não é possível usar este método, já que no custo e na quantidade comprada já está deduzido a quantidade que você usa por recarga. Se cada recarga é diferente, o valor do estoque nunca ficará correto. Já nos outros 2 métodos acima você pode cadastrar diferentes serviços de recarga e personalizar a quantidade do produto, além de cadastrar diferentes kits para cada tipo de recarga.

O sistema não possui um controle de recargas pelo fato de que ele teria que ser muito parecido com a própria venda, principalmente pelo fato de que, de uma forma ou de outra, teria que baixar o estoque da tinta para um controle completo. Neste caso, é muito mais prático usar o controle de vendas (ou O.S), pois além da recarga você pode incluir outros produtos e serviços no mesmo registro.

Hoje em dia é comum empresas serem administradas com o auxílio de software de gestão, sistemas de computador que fornecem as mais variadas ferramentas de administração, permitindo controlar a carteira de clientes, produtos, preços, promoções, serviços, vendas, compras, comissões, notas fiscais, financeiro, entre outras diversas áreas e atividades da empresa. No entanto, mais comum que isso é o fato de muitas pequenas (e até grandes) empresas usarem soluções como estas sem tomarem os devidos cudados com sua base da dados.

Base de dados ou banco de dados é o local onde todos os dados administrados no sistema são gravados, como por exemplo seus clientes, seus produtos, suas vendas. Ainda é muito comum o uso de uma estrutura conhecida como cliente/servidor, onde você possui uma rede de computadores, sendo que estes computadores acessam os mesmos dados que estão gravados em um servidor, geralmente o melhor computador da rede.

Os problemas começam aqui: sendo o banco de dados o local onde todas as informações da sua empresa estão gravadas, desde um simples telefone de cliente até o custo/benefício obtido em um período, ele torna-se automaticamente o arquivo (ou conjunto de arquivos) mais importante que você possui. Perder estes dados significa voltar a estaca zero, tendo que recadastrar clientes e ignorar completamente os resultados obtidos anteriormente. Você perde até mesmo a capacidade de cobrar as dívidas em aberto por simplesmente não saber mais quais são. Mesmo que sua empresa seja pequena e use os recursos do sistema de forma superficial, com certeza cada informação cadastrada é muito importante.

Agora faça a si mesmo a pergunta: qual foi a última vez que fez o backup (cópia de segurança) do seu banco de dados? Se você não tem ou não se lembra da resposta desta pergunta, com certeza está colocando em risco extremo todo o histórico de sua empresa. Isso parece exagerado, mas não é: o banco de dados é um arquivo ou um conjunto de arquivos gravados em uma máquina. Máquinas apresentam problemas. Seja por um vírus, falha humanda ou mesmo falha de hardware (equipamento), um dia aquele banco de dados tão precioso terá problemas. Naturalmente existem muitas medidas que podem ser tomadas para a proteção de seu servidor e de seus dados. Com o tempo e a alta taxa de evolução do hardware, os equipamentos acabam sendo trocados antes do término de sua vida útil. Para evitar um ataque de vírus, um antivírus será seu companheiro. Para evitar acesso indevido de funcionários, um esquema de segurança com senhas de acesso pode ser criado em seu servidor. Entretando, não existe antivírus que possa bloquear todas as ameaças. Também não existe um equipamento a prova de falhas. E no quesito segurança, não faltam “espertinhos” tentando quebra-la.

O que fazer para me proteger então? A resposta é simples: cópia de segurança, o chamado backup. Você com certeza só perceberá sua importância quando precisar dele. Em se tratando de dados não existe uma solução final e definitiva que garanta 100% de proteção para 100% dos seus dados, afinal, segundo Murphy: “Se alguma coisa pode dar errado, dará. E mais, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo que cause o maior dano possível”.

Deixando o humor de lado, o backup lhe garantirá a segurança dos dados até o momento em que foi realizado. Sendo assim, realize-o periodicamente.

Como deve ter percebido, o título do artigo fala sobre proteção e manutenção dos dados. Sim, os dados precisam de manutenção, pelo menos uma desfragmentação de disco. Afinal, os dados são gravados de forma sequencial e o banco de dados tende a crescer gradativamente, ocasionando a fragmentação dos arquivos.

A seguir, um pequeno roteiro de dicas destinada a manutenção e proteção dos dados dos sistemas distribuidos em nosso site:

• Faça um backup do banco de dados. Nossos sistemas acompanham um utilitário para facilitar este processo, o SORIOTOOLS, que inclusive permite fazer o backup com o programa aberto. Abra o SORIOTOOLS (deve haver um ícone em sua área de trabalho e outro no menu INICIAR, PROGRAMAS, em SORIODEV). Vá até a guia SERVIÇOS e execute o módulo FAZER BACKUP DOS DADOS. Você também pode fazer backup “manualmente”, copiando o conteúdo da pasta c:\sorio. Neste caso é necessário que os programas no servidor e na rede estejam fechados. Lembre-se também que o backup é sempre feito APENAS NO SERVIDOR. E também nunca faça o backup no mesmo computador onde o programa está instalado: se ocorrer um problema nele o backup se perde também. De preferência para mídias de cd ou dvd. Caso use um pendrive ou outra mídia removível, evite usá-la em outros computadores e para outras finalidades. Se você “plugar” o pendrive em um computador infectado com vírus, existe uma boa chance de perder os dados do pendrive, incluindo seu backup. Também é uma solução, embora não tão eficiente quanto as anteriores, fazer o backup gravando os dados em outro computador, caso tenha uma rede. Se possível, faça backup usando mais de uma mídia ou gravando em mais de um lugar ao mesmo tempo para dimninuir as chances de problemas;
• Compacte seu banco de dados: novamente, APENAS NO SERVIDOR, abra o SORIOTOOLS e vá até a guia SERVIÇOS. Execute o módulo COMPACTAR DADOS. Como utilizamos o Firebird como banco de dados em nossos sistemas, é possível compacta-lo periodicamente. A compactação, no caso do Firebird, nada mais é que um backup e restauração dos dados. Este processo reorganiza o banco de dados internamente, garantindo uma melhora na performance;
• Desfragmentação do disco: é recomendável a desfragmentação periódica do disco rígido (HD) do servidor. Esta desfragmentação deve ser feita após a compactação dos dados da etapa acima. Para desfragmentar o HD você pode usar o próprio desfragmentador do Windows ou mesmo uma das diversas soluções disponíveis no mercado, muitas delas gratuítas inclusive, como o Defraggler, mencionado neste artigo: http://blog.soriodev.com/2008/06/11/desfragmentando-seu-hd-com-o-defraggler/.

Quanto a periodicidade destes eventos (backup, compactação e desfragmentação): caso possua uma empresa que movimente um alto volume de dados diariamente, como um mercado ou uma padaria, recomendo um backup diário (no final do dia) e uma compactação de dados aos fins de semana, seguida de uma desfragmentação no HD. Já se possui uma empresa que movimenta um volume pequeno de dados, como uma imobiliária, um escritório de advocacia ou um comércio pequeno e afastado de grandes centros, um backup a cada 3 dias seria o recomendável (pelo menos). Já a compactação dos dados e desfragmentação do HD pode ser feita em intervalos de 15 ou 30 dias.

Finalizando este artigo, a visão acima pode parecer muito dramática, mas a verdade é que já vi muitos casos de perdas de informações devido a esta “pequena imprudência” de não se realizar backup de dados regularmente. Já vi casos que variam desde uma queima de servidor por descarga elétrica chegando até ao ponto de uma restauração de um backup de 1 ano atrás “acidentalmente”, ocasionando uma grande perda de informações.